In Zeiten von Corona entschließen sich viele Unternehmen dazu, ihren Mitarbeitern zum Schutz aller die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen. Das hat Auswirklungen auf den Arbeitsalltag. Tools wie Microsoft Teams, VPN-Zugänge und Sharepoints unterstützen die Arbeit von zuhause aus, doch für einen produktiven Workflow ist auch eine angenehme Arbeitsatmosphäre wichtig. Wir haben Tipps und Tricks gesammelt, die die Arbeit im Homeoffice erleichtern und vereinfachen.

Einrichtung des Arbeitsplatzes

Wichtig bei dem Umzug in das Homeoffice ist, sich einen geeigneten Arbeitsplatz einzurichten. Dieser sollte sich nach Möglichkeit nicht im Schlafzimmer befinden, damit eine klare, räumliche Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben bewahrt wird. Ein geeignetes Arbeitszimmer ist beispielsweise ein eigener Büroraum mit Tür, denn so können Störungen vermieden und Arbeitszeiten durch geschlossene Türen gekennzeichnet werden. Um akustische Störfaktoren im Homeoffice zu minimieren, helfen zum Beispiel Ohrstöpsel oder Noise Cancelling Kopfhörer gegen ablenkende Geräusche.

Für produktives Arbeiten zuhause sollte der Arbeitsplatz mit einem Schreibtisch und gutem Bürostuhl ausgestattet sein. Bestenfalls lässt sich der Schreibtisch seitlich eines Fensters aufstellen. So erhält man die besten Lichtverhältnisse und entlastet die Augen, die durch die hohe Bildschirmzeit besonders beansprucht werden. Auch sollte man nicht den ganzen Arbeitstag im sitzen verbringen. Gibt es zuhause vielleicht die Möglichkeit im stehen zu arbeiten? Wenn nicht, lassen sich auch Telefonate oder Pausen nutzen, um aufzustehen und ein paar Schritte im Raum zu gehen. Das Homeoffice bietet zudem die Möglichkeit, sich einen gemütlichen Arbeitsplatz zu schaffen: Pflanzen und die Lieblingstasse, oder auch den Laptop für eine halbe Stunde mit in den Garten oder auf den Balkon zu nehmen und an der frischen Luft zu arbeiten, fördert Kreativität und Wohlbefinden. 

Wichtig ist, offen mit dem Team und gegebenenfalls Mitbewohnern über Arbeitszeiten und Pausen zu kommunizieren: Eine Möglichkeit ist, sich einen Zeitplan zu entwickeln und diesen mit allen Betroffenen zu teilen. Die Definition von Arbeitszielen kann helfen einen solchen Plan zu erstellen. Auch durch ein flexibles „Bitte nicht stören“-Schild an der Arbeitszimmertür kann man Mitbewohnern die Arbeitszeit mitteilen.

Um die Atmosphäre eines normalen Arbeitstages beizubehalten hilft es, sich morgens wie gewohnt einen Wecker zu stellen, die Kleidung anzuziehen, die man auch im Büro tragen würde, und am Ende des Arbeitstages konsequent Feierabend zu machen, um das Gefühl der alltäglichen Arbeit nachzuahmen. Dies gibt das Gefühl, Arbeit und Freizeit deutlich zu trennen.

Workflow und Software

Um die Arbeit im Team auch im Homeoffice erfolgreich und effizient zu gestalten, sollten allgemeine Informationen, die das gesamte Team betreffen, offen kommuniziert werden. Dafür lassen sich beispielsweise Gruppen in Microsoft Teams einrichten oder Termine in Outlook erstellen. 

Da man nicht, wie bei der Arbeit im Büro, auf den ersten Blick sieht, wer grade am Arbeitsplatz ist, sind Informationen über die Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten wichtig für die Teamarbeit. 

Um den Workflow zu optimieren, ist es sinnvoll, dass jedes Teammitglied seine Arbeitsschritte für das Team transparent macht. Kurze, regelmäßige Updates im Team sind sinnvoll, um sich gegenseitig auf den aktuellen Stand zu bringen und zu berichten, an welchen Themen grade gearbeitet wird. Dabei bieten sich Video- oder Telefon-Calls über Microsoft Teams an. Video-Calls ermöglichen den Mitarbeitern, sich gegenseitig live zu sehen und geben weiterhin das Gefühl der Teamarbeit. Gerade komplexere Themen lassen sich gut über Video-Calls besprechen und diskutieren. Bei dringenden aber nicht besonders komplexen Sachverhalten oder Aufgaben bietet sich Chat oder E-Mail als Kommunikationskanal an. Jedoch lässt die Kommunikation per Chat oder Mail den Teilnehmern einen höheren Interpretationsspielraum in Bezug auf Nachrichten, was zu Missverständnissen und Unstimmigkeiten führen kann. Daher sollte man gut abwiegen, für welche Themen sich der Chat eignet und was sich besser im persönlichen Gespräch klären lässt. Kritik ist beispielsweise meist besser per Anruf oder Video geäußert.

Pausen im Homeoffice

Regelmäßige Pausen sind wichtig für die effiziente und abwechslungsreiche Arbeit zuhause. Während der Arbeitszeit sollte das Arbeitszimmer regelmäßig gelüftet werden, in Pausen bietet sich auch Stoßlüften an. Etwa alle 90 Minuten sollte die Arbeit unterbrochen und eine kurze Pause eingelegt werden. Um dem Team die Abwesenheit zu signalisieren, kann der Verfügbarkeitsbutton bei Microsoft Teams oder Outlook entsprechend eingestellt werden. Die Pausen ersetzen beispielsweise den Gang zum Kaffeeautomaten im Büro oder die Mittagspause. Diese Unterbrechungen müssen nicht immer Kaffeepausen sein – grade im Homeoffice bietet sich die Möglichkeit, frisches Obst oder Gemüse, Smoothies oder einen frischen Saft zuzubereiten. In kurzen Pausen sind auch Atem- oder Dehnübungen oder ein kurzer Gang durch den Garten eine Abwechslung zum dauerhaften Sitzen am Schreibtisch. Während längeren Unterbrechungen der Schreibtischarbeit oder nach Feierabend ist es sinnvoll, Bewegungseinheiten einzulegen: Hierbei können Yoga-Einheiten, Meditationen, Workouts oder Spaziergänge eine Abwechslung bieten. Nach Feierabend sollte man sich einen Ausgleich schaffen und kann die Zeit nutzen, ein ausgewogenes Essen zu kochen, ein Do-It-Yourself Projekt zu starten oder sich körperlich zu bewegen. 

Tipps für Apps, die Workout- und Yoga-Sessions anbieten gibt es hier: